Un bureau qui travaillait déjà de manière structurée
Ce qui rend ce cas particulièrement intéressant, c’est que Jean Crab disposait déjà d’une base opérationnelle solide.
Le bureau travaillait avec des boîtes mail centralisées et un suivi d’équipe dans Brio, ce qui garantissait une communication entrante transparente et un suivi structuré des dossiers, indépendamment des collaborateurs individuels.
Malgré cela, une étape cruciale restait manuelle et chronophage : la lecture, l’interprétation et la répartition de gros volumes d’e-mails.
Ce goulot d’étranglement entraînait chaque jour des retards et mobilisait une part importante de la capacité opérationnelle. C’est précisément pour cette raison qu’un impact rapide a pu être obtenu.
Il n’a pas fallu repenser les processus, mais nous avons pu nous concentrer immédiatement sur le principal levier de gain : l’automatisation du triage des e-mails.
L’automatisation du tri des e-mails nous a permis de recentrer nos ressources là où elle ont le plus de valeur : l’accompagnement de nos clients. Ce n’est pas seulement du temps gagné, c’est une meilleure qualité de service au quotidien.
D’une boîte mail centralisée à un routage intelligent
Ce qui se faisait autrefois manuellement se déroule aujourd’hui en grande partie automatiquement, en arrière-plan.
Paperbox lit les boîtes mail sinistres@ et info@, interprète leur contenu et répartit automatiquement les communications entrantes entre sinistres et production.
En parallèle, les bonnes activités sont créées automatiquement dans Brio et les e-mails ainsi que leurs pièces jointes sont correctement liés au bon preneur d’assurance, à la bonne police ou au bon sinistre.
Chaque e-mail est ainsi traité correctement dès son arrivée, sans intervention manuelle.
Les résultats : moins de travail dans la boîte mail, plus de temps pour les dossiers
L’impact est clair.
Depuis le 1er janvier 2026 :
- ± 5 600 e-mails traités
- 85 % traités automatiquement
- ≈ 6 semaines de temps gagné
Mais le véritable gain ne se situe pas uniquement au niveau de l’efficacité. Le temps libéré est aujourd’hui consacré à ce qui compte vraiment : répondre plus vite, analyser les dossiers plus en profondeur et mieux accompagner les clients.
Cela fait particulièrement la différence pour les dossiers complexes ou techniques.
Automatiser le tri des e-mails nous a permis de transformer une contrainte quotidienne en temps utile pour nos clients, sans repenser toute notre organisation.
Trois étapes vers une automatisation réellement opérationnelle
1. Une base opérationnelle solide
Jean Crab travaillait déjà avec des boîtes mail centralisées et un suivi d’équipe dans Brio.
Dès le départ, cela apportait structure, visibilité et continuité.
Paperbox n’a donc pas dû remplacer cette manière de travailler, mais a pu la renforcer immédiatement.
2. Une répartition automatique des e-mails entrants
Là où les collaborateurs devaient auparavant traiter chaque message manuellement, cela se fait aujourd’hui en grande partie automatiquement.
En particulier sur info@ et sinistres@, le flux entrant est automatiquement réparti entre production et sinistres, ce qui permet à l’équipe de réagir plus vite et de perdre moins de temps sur des tâches répétitives.
3. Une adoption fondée sur la confiance
La mise en œuvre s’est faite progressivement.
Le scepticisme initial a laissé place à la confiance, parce que l’équipe a constaté dans la pratique que le traitement était correct et fiable.
L’adoption s’est ainsi développée naturellement, sans perturber le fonctionnement quotidien.
La leçon principale ? Une automatisation durable ne s’impose pas : elle se construit en démontrant qu’elle fonctionne.
